Warszawa: al. jerozolimskie 22 biuro 81
+48 514 449 049

Как правильно вести партнерские отношения с поставщиками

Одним из главных аспектом в ведении успешной деятельности является правильно выстроенные отношения с деловыми партнерами и другими лицами, которые имеют какое-либо отношение к вашей компании. Необходимо искать любые пути к оптимизации поставок от поставщиков, которая может только ускорить процесс развития вашего бизнеса.

Некоторые правила работы с поставщиками

Для того, чтобы сотрудничество с поставщиками устраивало обе стороны и имело долгосрочный характер предпринимателям следует придерживаться некоторых основных правил работы с поставщиками товаров:

— Лучшим вариантом для начала делового сотрудничества будет личная встреча с представителями компании поставщика. Таким образом вы можете составить полную картину касательно вашего потенциального партнера и принять правильное решение по поводу начала деловых отношений. Кроме этого, вы поймете какие товары можно брать у этого поставщика, а для каких необходимо поискать другого.

— Личная встреча с сотрудниками компании поставщика, которые отвечают именно за ваше предприятие. Если вам удастся установить хорошие человеческие отношения, то это послужит только на пользу и продлит сотрудничество, потому что оно будет проходить в приятной атмосфере.

— Нужно попросить дополнительную информацию про предприятие поставщика. Например, какие существуют планы развития или изменения производства в ближайшее время и могут ли они каким-либо образом повлиять на сотрудничество.

— Необходимо вести себя пунктуально: оплачивать услуги без задержек, даже маленьких, четко обговаривайте сроки для выполнения заказа. Также приятным бонусом, который только укрепит отношения, будет оформление заказов в оптимальное для поставщика время.

— Проявляйте дополнительную инициативу, сотрудничайте не только в рамках установленного договора, но и на весь спектр услуг. Если вы можете каким-либо образом помочь в развитии компании поставщика и сделаете это, то в ответ они, вероятнее всего, сделают тоже самое.

— Делайте так, чтобы поставщик был заинтересован в сотрудничестве с вами. Для этого вам необходимо выделяться из серой массы остальных предприятий, деловые отношения с которыми однотипные и компания не потеряет ничего, прервав их. Существуют поставщики, которые предлагают более выгодные условия сотрудничества, взамен же они хотят, чтобы ваша компания вела бизнес только с ними. У этого варианта развития событий есть свои плюсы и минусы, поэтому принимать решение нужно исходя из конкретной ситуации.

Если вы находитесь в активном поиске поставщиков, обращайте внимание на любые предложения. Ведь компания, которая с первого взгляда может показаться неперспективной для сотрудничества, при хорошем стечении обстоятельств, поднимет ваш бизнес на лучший уровень.

Особое отношение к некоторым поставщикам

Исходя из опыта, к некоторым поставщикам товаров необходимо относится с особым вниманием. В целом, в том числе от ответственности и надежности выбранных партнеров зависит успешность предпринимателя в конкретной сфере деятельности. Поэтому важными для компании поставщиками нужно дорожить и всякими способами стимулировать их на продолжение сотрудничества. Далее мы приведем пример некоторых действий, которыми вы можете достичь нужной цели:

— Оптимизируйте расписание поставок так, чтобы оно подходило и вам, и вашему поставщику. Таким образом вашим партнерам будет намного легче осуществлять непрерывные поставки в течение длительного временного периода.

— Поднимите вопрос снижения стоимости товаров. Это может быть достигнуто путем оптовой закупки продукции, потому что данное развитие событий удовлетворит обе стороны деловых отношений.

— Обговаривайте не только основную продукцию, но и дополнительную. Стоит рассматривать отношения не только по одному товару, но брать во внимание и другие. С первого взгляда может показаться, что какой-то определенный товар вам совершенно не нужен, однако почти всегда можно найти ему применение и обрадовать как ваших клиентов, так и поставщиков.

— Заранее ставьте в известность партнеров о возможных изменениях в списке продукции, которую вам необходимо поставлять. Благодаря этому поставщик может своевременно рассчитывать необходимые партии товара.

— Стоит детально проанализировать информацию про интенсивность продаж отдельно взятого продукта и исходя из этого составить запрос в компанию поставщика. Иногда хорошим вариантом будет совместный анализ полученных данных, благодаря которому специалисты поставщика определят каким будет оптимальный объем поставок.

— Тщательно перепроверяйте всю информацию во время оформления заказа, наличие необходимой продукции при получении и дальнейшем использовании. Иногда у поставщиков могут случаться неточности, указывая на которые вы не только убережете себя от лишних затрат, но и поможете партнерам разобраться с внутренними проблемами.

— Своевременно оплачивайте полученную продукцию. Данное правило относится не только к поставщикам, но и ко всем остальным деловым партнерам, с которым вы можете связаться в ходе ведения предпринимательской деятельности. Если вы будете задерживать оплату корректно сформированных поставок, это будет лишь портить отношения и приведет к разрыву партнерства.

Сетевое сотрудничество

В двадцать первом веке вести всю документацию по поводу сделок хоть и возможно, но значительно усложняет процесс сотрудничества. Лучше этого будет хранить некоторую информацию в электронном виде. У этого способа есть свои плюсы, а обрабатывать такие данные в разы легче. Кроме того, если у вас и вашего поставщика будет общий доступ к документам, вы можете сэкономить значительное количество времени, которое обычно тратят для передачи данных. Также у вас появится возможность проводить следующие действия в более удобном виде:

— проводить детальный анализ текущей ситуации на рынке, который интересует именно вас, вести правильный учет заказов и продаж.

— предсказывать возможные изменения в структуре рыночного развития и подстраивать предприятия под них

— увеличивать эффективность путем анализа ситуации и делать упор на той продукции, которая в данный момент времени будет пользоваться особой популярностью

Однако не стоит забывать про безопасность личных данных как с вашей стороны, так и со стороны поставщика. Хоть и при работе с надежными поставщиками риски получить проблемы, связанные с этим, достаточно малы, пренебрегать ими никак нельзя.

Договор о стандарте услуг

Важным моментом в работе с поставщиком является составление договора о стандарте услуг (SLA). Данный документ подтверждает продукцию, которую предоставляет поставщик, стандарты качества, которым он должен придерживаться, а также устанавливает последствия нарушения составленного соглашения.

Данный документ является договором-обязательством и чаще всего составляется в тех случаях, когда качество предоставляемой продукции напрямую зависит от поставщика, однако оно имеет место быть в любом деловом соглашении между компанией и поставщиком.

Важно учесть, что договор о стандарте услуг должен быть составлен учитывая все потребности обеих сторон. Неправильно составленный документ может существенно навредить партнерским отношениям и привести к разрыву сотрудничества.

Составление соглашения о стандарте услуг

Лучшим решением будет совместное составление договора с поставщиком. Только таким образом предоставляется возможность составления оптимального варианта соглашения. Чаще всего, в данный договор включают:

— подробное описание товара или услуги, которая предоставляется поставщиком

— стандарты качества товара или услуги

— оптимизированное расписание поставок

— меры пресечения для поставщика и заказчика, которые будут применяться к ним при условии нарушения правил договора

— установление дополнительных прав обеих сторон

— пути контролирования поставок со стороны заказчика, а также составление накладных и других документаций, подтверждающих факт поставки

— возможные способы произведения оплаты, сроки, в течение которых необходимо оплатить корректную поставку

— решения возможных неточностей, которые предположительно возникнут в ходе сотрудничества

— упоминание запрета распространения предоставленной информации третьим лицам

— условия, на которых возможно окончание действия договора

Если происходит такое, что поставщик не соблюдает установленных стандартов качества и поставляет продукцию неудовлетворительного состояния, он обязан возместить соответствующие потери в денежном эквиваленте.

Также важным моментом является обсуждение сроков оплаты и наказаний за несвоевременную оплату поставленной продукции надлежащего качества, а кроме того необходимо обсудить процесс проверки качества товара со стороны заказчика.

Если договор уже составлен, то это не значит, что его уже нельзя будет изменить. Если у любой из сторон существуют значимые причины, то они могут обратиться с соответствующей просьбой к второй стороне. Таким образом соглашение может быть отредактировано при реальной необходимости.

Проверка выполнения установленных стандартов

Важным моментом в работе с поставщиком является регулярная проверка поставленной продукции на факт соответствия установленным стандартам качества. Данная процедура выполняется не только тогда, когда существует некоторое недоверие к поставщику, но также и для того, чтобы предотвратить лишние материальные затраты, которые могут возникнуть из-за некачественной продукции.

Кроме того, даже если в начале сотрудничества соглашение не было составлено, вы можете исправить это в любой момент и сформировать договор, включающий все основные условия, указанные ранее. Однако это не значит, что при надобности вы не можете добавлять дополнительные пункты. Форма договора абсолютно свободная, из-за чего он может быть составлен в удобном порядке.

Для того, чтобы понять, оптимальным ли образом составлено соглашение, необходимо ответить на следующие вопросы. Если все вас устраивает, то вы можете смело утверждать соглашение, в обратном случае лучше его отредактировать и просмотреть еще раз.

Цена – является ли наилучшим решение, выбранное вами? Можете ли вы получить дополнительные скидки благодаря каким-либо действиям (например, оптовая закупка)

Качество – все ли продукты, которые вы ожидаете от поставщика, поступают в удовлетворительном качестве?

Новости — предлагает ли вам поставщик дополнительные товары и услуги, которые могут вас заинтересовать и повлиять на развитие компании?

Доставка – соблюдаются ли сроки поставок? Происходит ли предупреждение в том случае, если по каким-либо причинам поставка задерживается? (должно происходить очень редко)

Коммуникация — поддерживается ли связь с заказчиком и предоставляются ли ответы на любые вопросы, связанные с сотрудничеством?

Соглашения SLAs — все ли удовлетворяет поставщиков в составленном соглашении?

В том случае, если какой либо из оговоренных условий не выполняется со стороны поставщика, он обязан выплатить компенсацию за некачественный товар, нарушенные сроки доставки или любые другие неправомерные действия.

Однако стоит обращать внимание не только на поставщика, но и на свое предприятие, придерживаться установленных правил и вести теплые партнерские отношения. Ведь если вы не будете соблюдать какие-либо правила, просрочивать платежи, несвоевременно предупреждать об изменениях, то это лишь навредить сотрудничеству.

Разрыв договора с поставщиком

Существует множество причин разрыва партнерских отношений между вами и вашим поставщиком. Это может быть как нарушение условий соглашения (например, регулярное невыполнение качественной поставки товара), так и беспроблемное завершение сотрудничества, связанное с другими факторами (приостановление деятельности предприятия, установление партнерских отношений с другим поставщиком и так далее).

Для начала необходимо уточнить, существуют ли какие-то меры пресечения для стороны, которая досрочно прерывает деловые отношения. Исходя их опыта, лучшим вариантом решения данного вопроса будет денежная компенсация со стороны, прервавшей сотрудничество. Все же лучше будет заплатить компенсацию, чем нести регулярные денежные потери от некачественного и безответственного поставщика.

Кроме денежных потерь, вы можете получить другие неприятности, вызванные сотрудничеством с плохим поставщиком. Например, временных затрат на поиск нового поставщика избежать не удастся.

Для того, чтобы ускорить процесс передачи полномочий, можно обратиться к новому поставщику с просьбой интенсивного вступления в деловые отношения. Таким образом он может непосредственно после окончания договора с бывшим поставщиком начать деятельности, в следствии чего никаких дополнительных потерь, связанных с приостановлением деятельности из-за недостатка товара.

Также можно во время составления договора сформировать его таким образом, что при разрыве деловых отношений из-за некачественных поставок никаких наказаний на заказчика не накладывается. Однако каждой случай индивидуален и зависит от сферы деятельности заказчика, типа поставок и других факторов. Все нужно составлять исходя из своих потребностей.

Кроме того, при необходимости, не лишним будет обратиться к профессиональным юристам, которые могут помочь вам в составлении соглашений и решении возникших неточностей.

Однако перед окончательным завершением сотрудничества можно провести встречу с представителями поставщика. Возможно, после обсуждения всех фактором, из-за которых заказчик недоволен, поставщики смогут предложить более выгодные условия сотрудничества и таким образом сохранить партнерские отношения.

Для того, чтобы установленные партнерские отношения имели долгосрочный характер и приносили пользу как заказчику, так и поставщику, необходимо устанавливать выгодные для обеих сторон условия, предлагать дополнительные товары и услуги, идти на некоторые уступки в случаях, когда у одной из сторон возникают какие-то проблемы. Привлечение сотрудников разных отделов может способствовать укреплению партнерства. И только общее желание дальнейшего сотрудничества может обеспечивать деловые отношения, которые не повлекут за собой потери различного вида и будут способствовать развитию обеих компаний.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *